سياسة الاحتفاظ بالوثائق واتلافها

تمهيد

 سعيًا من إدارة الجمعية على ترسيخ مبادئ العمل المؤسسي, وحرصها على تفعيل معايير الجودة المؤسسية العالمية, جاءَ الاهتمام بجانب الوثائق الإدارية والمؤسسية بالجمعية من خلال هذه السياسة. 

نطاق السياسة:

يدخلُ في نطاق السياسة: كل الوثائق الإدارية والمؤسسية المتعلقة بالجمعية التعاونية متعددة الأغراض بالقطيف، سواء كانت هذه الوثائق مقدَّمة من :

·        الموظفين .

·        المستفيدين .

·        المخاطبات الإدارية .

·        المخاطبات الخاصة والسرية الواردة للجمعية .

·        الجهات ذات العلاقة بالجمعية.

جهات الاختصاص:

نظراً لأهمية هذه السياسة فإنَّ المعني بها جميع إدارات الجمعية واقسامها ولجانها الدائمة أو المؤقتة .

ولرئيس الإدارة أو رئيس المشروع أن يقوم بتفويض من يراهُ مناسباً، مع بقاء المسؤولية والمسائلة عليه .

أنواع الوثائق؛

تنقسم الوثائق في الجمعية إلى اربعة اقسام :

 اولاً: وثائق يجب أن تحفظ، ولا يجوز إتلافها، ومن ذلكَ:

·        اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى

·        سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه

·        سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب

·        سجل اجتماعات الجمعية العمومية

·        سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة

·        سجل الممتلكات والأصول

·        ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات

·        سجل المكاتبات والرسائل

·        سجل الزيارات

·        سجل التبرعات

·        محاضر الاجتماعات للإدارة التنفيذية

·        اللوائح التنظيمية والسياسات

ثانياً: وثائق يمكنُ الاستغناء عنها، وهي:

وهي الوثائق الثانوية، وهذه يترك الأمر فيها للإدارة المعنية في تقدير ذلك.

ثالثا: الوثائق المحاسبية

ويخضع نظام الاحتفاظ بها وإتلافها للنظم المحاسبية المعتمدة في الدولة وتشمل جميع السجلات والمستندات المحاسبية في الجمعية

رابعاً: وثائق تحكي تاريخ ومسيرة الجمعية

مدة الاحتفاظ بالوثائق حسب نوعها

القسم الأول: هذه لا يجوزُ إتلافها تماماً؛ لأهميتها في تطوير العمل الإداري بالجمعية، من خلال الرجوع إليها بشكلٍ دائم أو متقطع .

القسم الثاني: يجوز الاستغناء عنها، وهذه تقديرها لرئيس الوحدة الإدارية بالجمعية، لكن يجب أن تبقى على الأقل عاماً كاملاً

القسم الثالث: تخضع للنظم المالية والمحاسبية في الدولة

القسم الرابع: يحتفظ بها على شكل وسائط إلكترونية

إجراءات الاتلاف

بعدَ مضي الفترة المحددة، يتم وضع ما يلي عندَ الإتلاف :

·        إفادة من رئيس الوحدة بعدد المتلفات وأرقامها في كشف بذلك

·        يجب أن يتم تلخيص لهذه الوثائق في رسوم بيانية أو محتوى نصي، وهذه يجب حفظها لدى إدارة الوحدة .

·        يتم الاتلاف بمحضر عضوين من لجنة الاتلاف

·        يتم استخدام الطريقة المناسبة للإتلاف بحيث لا تضر بالبيئة

·        يحتفظ بمحاضر الاتلاف موقعة من اللجنة في ملف خاص بذلك

تعميم السياسة

يتم تعميم هذه السياسة على جميع إدارات واقسام الجمعية وتوقيع جميع منسوبي الجمعية عليها للعمل بما جاء فيها.